徐州师范大学科文学院文件
科文发〔2011〕54号
关于印发《徐州师范大学科文学院学生档案
管理办法》（修订）的通知
各部门，各系学工办：
《徐州师范大学科文学院学生档案管理办法》（修订）已经学院研究通过，现予以印发，请遵照执行。
主题词：学生 档案管理 办法 通知
报 送：院领导
徐州师范大学科文学院办公室
（共印20份）
徐州师范大学科文学院学生档案管理办法（修订）
第一章 总则
第一条 为了贯彻党的教育方针，进一步推进我院学生档案管理工作规范化、制度化、科学化。根据《中华人民共和国档案法》、《流动人员人事档案管理暂行办法》、《江苏省人才流动管理暂行条例》以及《普通高等学校档案管理办法》和《徐州师范大学学生档案管理办法》等有关学生管理工作的政策规定，结合我院实际，特制定本办法。
第二条 学生档案是学院在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第三条 学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是学院档案的重要组成部分。
第四条 学生档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，确保学生人事档案的齐全、完整、准确与安全。
第五条 院就业指导中心负责管理全院全日制在籍学生档案，学院各有关管理部门及各系学工办协助就业指导中心，根据统一要求，及时做好材料归档整理、核实充实工作。
第六条 学生档案工作应纳入院办、组宣办、教务部、保卫部、学务部、团委等有关部门及各系学工办的管理制度和工作计划，同时明确专人分工负责。学院对上述部门进行考核时，学生档案的管理情况将作为一项重要内容。
第二章 档案管理职责分工
第七条 就业指导中心主要职责
（一）对各系学工办学生档案管理工作进行指导和督促，负责各系学工办学生档案管理人员的指导培训。
（二）指导各系学工办完成新生档案的建档工作，印制《徐州师范大学科文学院学生档案袋》等材料。
（三）指导各系学工办完成学生档案材料的日常归档工作，完成各类档案材料与学院的交接工作，协调处理档案管理中出现的各类问题。
（四）统一部署、指导各系学工办完成毕业生档案的整理、排序、密封和转递等工作。
（五）协调处理完成学生离校后档案的相关工作。
第八条 各系学工办主要职责
（一）贯彻执行学院学生档案管理工作的政策和规定，接受就业指导中心的指导和监督。
（二）落实专人负责学生档案管理工作。具体负责新生的建档工作；根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。
（三）配合相关部门做好学生档案的查阅工作。
（四）完成毕业生档案材料的整理和转递工作。
（五）负责学生毕业后档案托管等事宜。
（六）负责因各种原因终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审的档案转递等工作。
第三章 材料的收集
第九条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益，对所收集的材料，一定要做到规范齐全，准确真实，签署完备。学院有关管理部门及各系学工办要根据学院的统一部署，结合实际，制定切实可行的规章制度和责任制，积极做好学生档案材料的汇总、整理工作。
第十条 根据学生档案适应国家人事工作需要的原则，在校期间学生档案应包括以下内容。
（一）高考报名材料（电子档案）：院招生办提供的招生录取材料，包括：《江苏省普通高等学校招生考生报名登记表》和《江苏省普通高等学校招生考生体格检查表》；
（二）学习材料：院教务部提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单及实习鉴定表；
（三）学籍材料：院教务部提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等证明材料；
（四）党团材料：院组宣办提供的中共正式党员或中共预备党员的组织材料及团委提供的共青团的材料；
（五）奖励材料：院学务部、团委和各系学工办提供的学生在校学习期间获得的院级以上表彰材料；
（六）处分材料：院学务部、保卫部和各系学工办提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等各类处分材料；
（七）毕业材料：院就业指导中心和各系学工办提供的毕业生登记表、毕业生就业通知书、高中学籍材料、教师资格认定材料等材料；
（八）体检材料：院总务部提供的学生体检表等材料；
（九）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；
（十）可供组织参考的其他材料。
第四章 归档要求
第十一条 新生入学后，其高考报名材料（电子档案）由招生办转至就业指导中心。学生自带档案的，各系学工办收齐后必须归档至就业指导中心；
第十二条 档案材料必须是办理完毕的正式文件材料。
第十三条 档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间。
第十四条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。
第十五条 各类材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
第十六条 发放给学生本人的证书类材料不予归档。如毕业证书、学位证书、奖学金证书、学生干部证书、录取通知书等材料不需要放入档案。
第五章 档案的管理
第十七条 学生档案管理必须健全、及时、规范。学生档案管理人员必须是中共党员。各系学工办应从一年级起建立学生档案，并逐步完善，在学生毕业年度按照要求整理和移交档案。
第十八条 学生档案及归档材料移交必须当面点清、核查并签字确认，责任由当事人负责。
第十九条 学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取学生档案。
第二十条 学生档案袋须使用学院统一印制的档案专用袋。所有归档材料应严格按照档案袋封面顺序整理，并在封面相应位置标注材料内容和份数。
第二十一条 学生档案的存放应以班级为单位、以学号为顺序，存放地点为院学生档案室。
第六章 档案的借阅
第二十二条 学生档案材料在校期间若需查阅和借阅，必须履行登记和批准手续。院领导、办公室、组宣办、教务部、学务部、团委及各系学工办主任、辅导员老师可登记后查（借）阅；其他人员未经就业指导中心批准不得私自查阅、借阅学生档案。
第二十三条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
第二十四条 档案一般不外借。如必须借出使用时，要由借阅单位开具借阅函，说明借阅理由，注明归还时间（借阅期限不超过一周），经就业指导中心批准同意后方可借阅。
第二十五条 借阅学生档案时，应严格办理清点手续，对档案材料不得擅自处理，如有丢失由借阅人负责。
第七章 档案的转递
第二十六条 学生学籍变动，毕业、转学、退学、出国或死亡后，应及时将档案转给新的主管单位。
第二十七条 学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递，必要时可派专人（中共正式党员）送取。严禁毕业生或其他个人私自携带、领取档案。
第二十八条 各系学工办向就业指导中心移交的学生档案需认真填写《档案移交登记表》，并由移交人签字确认。
第二十九条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料。私自拆封、材料不全、有明显改动痕迹的档案不予接收和转递，并按照有关规定追究相关人员责任。
第三十条 转出的学生档案，要认真填写《档案转递单》，逾期一个月未收到回执者，要写信催问，以防丢失。对转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。学生自档案寄出后20个工作日起至两年内可向学院查询档案去向，不在时限内的不予受理。
第三十一条 转递要求：
（一）学生院内学籍变动后，原系科应及时将档案转给新的接收系科，接收系科应负责清点、核查。
（二）毕业生档案按毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位寄送；考取研究生的，其档案按录取院校地址寄送。
（三）保留学籍自费出国的学生，其档案关系由学院继续管理，学籍不再保留的，其档案关系退回生源所在地人事部门。
（四）被开除、勒令退学或自动退学、死亡的学生，其档案转回其入学前所在县、市招办或家长（监护人）现居住所在地的档案管理部门。结业、肄业学生的档案转回生源地人事管理部门。
（五）当年未报到的新生档案由院招生办转回生源地省级招办。
（六）未按时到用人单位报到或被用人单位退回学院的毕业生档案，转回生源所在地的人事部门。
（七）申请办理档案保留的毕业生档案，根据申请的年限存放在就业指导中心。保留期满后，毕业生应在一个月内到就业指导中心办理转、寄、留手续。仍需继续保留的，应先征得院就业指导中心同意并进行登记；不再保留的，持相关证明迁转人事关系档案。超过规定期限，凡毕业生既不办理保留手续，又不迁转出人事关系档案的，将根据有关规定寄送至生源所在地的人事部门。
（八）学生档案的转递须征得院就业指导中心的同意，并由就业指导中心统一办理，任何单位和个人不得私自转递学生档案。
第八章 纪律要求
第三十二条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。不得擅自拍摄、复制档案内容。
第三十三条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要须摘记档案内容时，应经上级部门同意。摘记材料要妥善保管，不得私自存放。
第三十四条 查阅档案要在档案室，因特殊情况需借出时，应严格履行相关手续，并按规定日期归还。
第三十五条 任何单位或个人无权截留或扣发按国家计划就业的毕业生档案。
第三十六条 对利用职权违反档案管理工作要求的人员，由其上级部门责令改正，情节严重的，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第九章 附则
第三十七条 本办法适用于我院全日制在籍学生。
第三十八条 各系学工办可根据本办法和自身的实际情况，制订本系科的学生档案管理实施细则。
第三十九条 本办法由就业指导中心负责解释，自
